Das integrierte Kontaktformular macht es möglich, Hinweise zu Ihrem Unternehmen online sowohl anonym als auch personalisiert einzureichen. Hinweisgebende können hierfür auch ein Tablet oder Smartphone verwenden, da das Kontaktformular für alle digitalen Geräte zur Hinweisabgabe optimiert wurde.

Für jeden neuen eingegangenen Hinweis wird ein eigener Fall angelegt. Zusammen mit den mitgelieferten Vorlagen bearbeiten Sie die Hinweise effizient und Schritt für Schritt. Dabei wird für jeden Fall der aktuelle Bearbeitungsstand gespeichert und kann zu einem späteren Zeitpunkt fortgeführt werden. Zudem bietet das Hinweisgebersystem die Möglichkeit, den Hinweisgebenden zu jedem Zeitpunkt über die Erledigung der einzelnen Schritte zu informieren.

Sie können unbegrenzt viele User für Ihr Hinweisgebersystem anlegen. Während des Onboarding-Prozesses werden wir zwei Ihrer Key-User in einem sicheren Umgang mit dem System schulen. Auf Wunsch kann die Anzahl gerne erhöht werden.

Dank dem innovativen Fristenmanagement bleiben Sie immer im Zeitplan und verpassen keine Fristen mehr zur Bearbeitung der eingegangenen Hinweise.

Auch bei anonym eingereichten Hinweisen besteht die Möglichkeit mit den Hinweisgebenden zu kommunizieren. Nach der Hinweisabgabe werden automatisch Login-Daten generiert, mit welchen der Hinweisgebende sich jederzeit anmelden kann, um Nachrichten zu sehen, Dateien hochzuladen oder weitere Hinweise aufzugeben.

Hochgeladene Dateien von Hinweisgebenden werden automatisch auf Viren und Malware gescannt. Wird ein Virus in einer Datei entdeckt, werden Sie innerhalb des Hinweises benachrichtigt, bevor Sie die entsprechende Datei herunterladen. Zudem werden die Metadaten von Bildern, Sprachaufnahmen und sonstigen Dateien entfernt, um die absolute Anonymität des Hinweisgebenden zu garantieren.

Für Ihr Reporting können Sie sich in Ihrem Hinweisgebersystem grafische Auswertungen mit verschiedenen Filtern und Ansichten erstellen lassen. Zudem können Sie alle Auswertungen auch als Bild, Excel- oder PDF-Dokument herunterladen.

Das Hinweisgebersystem unterstützt insgesamt 30 Sprachen, u.a. Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Chinesisch und viele weitere.

Das System ermöglicht die Kommunikation in verschiedenen Sprachen. So können eingegangene Hinweise und ausgehende Nachrichten automatisch in die entsprechend gewünschte Sprache übersetzt werden. So kann selbst mit Hinweisgebenden aus anderen Ländern problemlos kommuniziert werden.

Alle Bearbeitungsschritte an eingegangenen Hinweisen werden revisionssicher protokolliert. So kann sichergestellt werden, dass keine ungewünschten Änderungen an einem Fall vorgenommen werden können.

Nicht nur die Hinweisabgabe über das Kontaktformular kann auf Wunsch gänzlich anonym stattfinden, sondern auch die persönliche Abgabe von Hinweisen. Durch unsere langjährige ISO 27001 Zertifizierung und Erfahrung in den Bereichen Datenschutz und IT-Sicherheit können wir einen diskreten Umgang mit Informationen und Hinweisgebenden, welche persönlich bei uns vorsprechen möchten, garantieren.

Außerdem stellen wir Ihnen weitere Meldewege zur Verfügung

Durch unsere optimierten Prozesse können wir in schnellster Zeit das System für Ihr Unternehmen startklar machen. Während der Einführung haben Sie die Auswahl aus einer Vielzahl an Domains für Ihr Hinweisgebersystem. Unser Onboarding-Prozess enthält außerdem die Schulung zweier Key-User (mehr auf Anfrage möglich).

Sie arbeiten weiterhin an Ihrem Tagesgeschäft, denn für Sie entsteht kein spürbarer Mehraufwand. Um Ihre internen Ressourcen zu minimieren, liegt die Wartung des Systems weiterhin bei uns. Dank den mitgelieferten Vorlagen zur Bearbeitung einkommender Hinweise werden interne Weiterbildungen unnötig und Sie müssen lediglich Schritt für Schritt Ihre Fälle bearbeiten.

Mit unserem Hinweisgebersystem sind Sie immer im Einklang mit dem Gesetzgeber. Das System ist die schnellste und einfachste Umsetzung einer internen Meldestelle und erfüllt sowohl das anstehende Hinweisgeberschutzgesetz als auch die EU-Whistleblower Richtlinie.

Unser Hinweisgebersystem ist sowohl ISO 27001 zertifiziert als auch DSGVO-konform und wird ausschließlich auf deutschen Servern gehostet. Da es sich um eine Software-as-a-service handelt, kann eine 99,99% Erreichbarkeit garantiert werden. Außerdem ist das komplette System mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung abgesichert und bietet die Möglichkeit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Mit der Einführung eines Hinweisgebersystems in Ihrem Unternehmen schaffen Sie Vertrauen für Ihre Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Stakeholder. Nicht nur als Zeichen von Transparenz sondern auch zur Förderung der Unternehmenskultur macht das System in Ihrem Unternehmen Sinn. Sie gehen als gutes Beispiel voran und zeigen Ihren Mitarbeitenden, dass es richtig ist, Missstände zu melden. So verhindern Sie Leaks von vertraulichen Informationen, schützen den guten Ruf Ihrer Organisation und können direkt an der Optimierung von Unternehmensprozessen und -strukturen arbeiten.